Dokumentenmanagement, Archivierung, Workflow und mehr

EASY ENTERPRISE repräsentiert die nächste Software-Generation des EASY ARCHIV-Servers auf Basis modernster Technologien. Die High-End-Lösung zeichnet sich neben Hochverfügbarkeit, unbegrenzter Skalierbarkeit und effizienter Lastverteilung vor allem durch eine plattformübergreifende Architektur aus.

EASY for DYNAMICS NAV und andere ERP-Lösungen ist die perfekte Ergänzung. Die Enterprise Content Management Lösung unterstützt alle Geschäftsprozesse und archiviert sowohl eingehende als auch ausgehende Belege rechtskonform.

Mit der Lösung werden die Prozesse in der Buchhaltung beschleunigt. Eingehende Dokumente, wie etwa Rechnungen oder Lieferscheine, können bei Eingang zentral erfasst und in dem EASY ENTERPRISE Archiv abgelegt werden. Für die Verarbeitung in der ERP können sie, dank der tiefen Integration, direkt aus dem ERP Client angezeigt werden – der Fachanwender bleibt somit in seiner gewohnten Arbeitsumgebung. Verschiedene Szenarien wie frühes oder spätes Erfassen mit oder ohne Barcode sind standardmäßig vorgesehen. Im Scanvorgang gewonnene Informationen werden automatisch von der ERP übernommen.

Ausgehende Dokumente können ebenfalls in Unternehmensarchiven abgelegt werden. Die Ablage kann vollautomatisch, also ohne Anwenderaktion erfolgen. Hier werden neben dem Dokument auch die Metadaten an das Archiv übergeben, so dass die Informationen aus jeder EASY Anwendung recherchierbar sind (wie z .B. Microsoft SharePoint).

EASY CAPTURE PLUS sorgt nicht nur für die Erfassung, Indexierung, automatische Erkennung und intelligente Sortierung von farbigen und schwarzweißen Papierdokumenten, sondern verarbeitet auch elektronische Dokumente, wie Word- und Excel-Dateien bis hin zu digitalisierten Röntgenbildern.

EASY CAPTURE PLUS erfasst im Stapelbetrieb mit Hochleistungsscannern nahezu unbeschränkte Dokumentenmengen und legt sie in elektronischen Arbeitskörben und themenbezogenen Dokumentenstapeln sinnvoll ab. Dort heftet ein Sachbearbeiter dann die Seiten eines Belegs elektronisch zusammen und versieht den Beleg mit Indexbegriffen, anhand derer das Dokument später recherchiert werden kann.

EASY INVOICE modernisiert und optimiert den gesamten Verarbeitungsprozess für Eingangsrechnungen in Ihrem Unternehmen. Mit der Lösung EASY INVOICE werden flexibel anpassbare Standard-Prozesse eingeführt. Einsparpotential werden unmittelbar genutzt.

Der gesamte Verarbeitungsprozess von Eingangsrechnungen wird direkt in Richtung Geschwindigkeit, Qualität und Nutzung von Sparpotentialen verbessert. EASY INVOICE bildet die Rechnungserfassung und -genehmigung Ihres Unternehmens vollständig ab. Die Rechnungskontierung und Verbuchung erfolgt automatisch mit allen Inhalten in dem ERP-System Ihres Unternehmens.

Es prüft selbständig die Konformität jeder Rechnung zu bestehenden Gesetzen oder Richtlinien. Im Anschluss werden sämtliche benötigten Rechnungsinhalte (Rechnungskopf mit Kreditor, Gesamtbetrag, Rechnungsdatum sowie auch die einzelnen Rechnungspositionen) automatisch ermittelt. Dabei nutzt das System neben seiner Grundexpertise über Rechnungswesen zusätzlich verfügbare Kreditorenstammdaten und Bestelldaten aus dem Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystems Ihres Unternehmens.

In EASY DOCUMENTS werden Dokumente oder Geschäftsprozesse erstellt, bearbeitet und zielgerichtet durch das Unternehmen geleitet. EASY DOCUMENTS fasst einen Geschäftsvorgang inklusive der dazugehörigen Dokumente und Daten in einer digitalen Mappe zusammen und generiert so eine gemeinsame Dokumentenbasis für alle Anwender.

Durch frei definierbare Versende Szenarien oder grafisch vordefinierte Workflows wird der Dokumentenfluss optimiert. Über den Web-Client erhalten Mitarbeiter Zugriff auf alle Dokumente, die im Dokumenten-Management-System hinterlegt sind. Mit dem innovativen Mobile Client ist der Zugriff auf die internen Abläufe per iPhone oder anderen Smartphones jederzeit und von jedem Ort möglich. So bleiben Mitarbeiter mit den firmeninternen Workflows verbunden und können an Entscheidungsprozessen mitwirken.