HR/Personalmanagement – ganz vorne mit EASY Software

Sie sind für das Management, Qualifikation und Weiterbildung des Personals verantwortlich oder gar Geschäftsführer und persönlich haftend?

Dann sind Sie genau HIER richtig! Mit den Vorteilen der digitalen Personalakte, dem Seminar- und Bewerbermanagement von EASY Software.

Oder wissen Sie so ganz genau oder vielleicht nur ungefähr ob Mitarbeiter, welche z.B. einen Dienstwagen fahren auch eine gültige Fahrerlaubnis haben? Und wann haben Sie dies zum letzten Mal überprüft?…

Sie sind sich nicht ganz sicher, dann fragen Sie uns!

hier geht es kurz und knapp zum HR Erklärfilm…https://www.youtube.com/watch?v=GKND9G3TKmM

Aktenhotel goodbye

Was kostet mich ein Aktenhotel (Papierlagerarchiv)? Bzw. was spare ich mit der elektronischen Archivierung?

Die Motivation von Unternehmen Dokumente zu Archivieren sind vielfältig.
Beispiele hierfür sind:

  • Aufbewahrungspflichten nach HGB, GoBD, steuer- und handelsrechtliche Pflichten …
  • Qualitätsmanagement und Produkthaftung
  • Zusammenführung von Akten und Informationen

Aber welche Kosten stehen dagegen für:

  • Rückstellungen
  • Miete Lagerräume, Regale, Ordner, Schränke
  • Sicherstellung, dass die Dokumente geschützt vor fremden Zugriffen und äußeren Einflüsse wie Wasser oder Feuer sind

Der wichtigste Kosten-Faktor ist  der Mensch und damit die Zeit:

  • Aufwand den Beleg abzulegen
  • Aufwand den Beleg recherchieren und zu suchen
  • Aufwand auch nach 10 Jahren und mehr die Dokumente noch leserlich zu halten

Warum Sie dem Aktenhotel goodbye sagen sollten und der elektronische Archivierung den Vorzug geben sollten:

  • keine Zeitraubende Ablage mehr
  • keine überflüssigen Belegkopien mehr
  • keine überflüssigen Kosten für die Lagerung
  • rechtskonforme Dokumentensicherung mit KPMG Zertifikat
  • Volltextsuche von jedem PC-Arbeitsplatz
  • jeder hat den gleichen Informationsstand
  • Integration in die täglichen Anwendungen wie die Office-Umgebung oder ERP (z.B. Microsoft Dynamics NAV/AX oder andere)

Eine Beispielrechnung für die tägliche Informationssuche:

  • 10 Mitarbeiter suchen täglich 5 Dokumente , das entspricht 50 Dokumente am Tag. Bei 220 Arbeitstagen pro Jahr sind das 11.000 Dokumente/ Jahr
  • Für ein Papierdokument (vergleichbar Ablage klassisch im PC) nimmt das ca. 30 Min/Dokument in Anspruch –> das entspricht ca. 550 Arbeitsstunden/Jahr
  • mit dem elektronischen Archiv werden ca. 15 Sek/Dokument  für die Suche benötigt –> das entspricht ca. 46 Arbeitsstunden/Jahr

Fazit: allein für die Suche wird ohne ein elektronisches Archiv mehr als die 10-fach Arbeitszeit verbraucht. Diese Zeit ist kostbar und kann viel besser für z.B. Kernaufgaben, neue Kundenkontakte, Aufträge etc. genutzt werden.

Wozu noch warten?