Aktenhotel goodbye

Was kostet mich ein Aktenhotel (Papierlagerarchiv)? Bzw. was spare ich mit der elektronischen Archivierung?

Die Motivation von Unternehmen Dokumente zu Archivieren sind vielfältig.
Beispiele hierfür sind:

  • Aufbewahrungspflichten nach HGB, GoBD, steuer- und handelsrechtliche Pflichten …
  • Qualitätsmanagement und Produkthaftung
  • Zusammenführung von Akten und Informationen

Aber welche Kosten stehen dagegen für:

  • Rückstellungen
  • Miete Lagerräume, Regale, Ordner, Schränke
  • Sicherstellung, dass die Dokumente geschützt vor fremden Zugriffen und äußeren Einflüsse wie Wasser oder Feuer sind

Der wichtigste Kosten-Faktor ist  der Mensch und damit die Zeit:

  • Aufwand den Beleg abzulegen
  • Aufwand den Beleg recherchieren und zu suchen
  • Aufwand auch nach 10 Jahren und mehr die Dokumente noch leserlich zu halten

Warum Sie dem Aktenhotel goodbye sagen sollten und der elektronische Archivierung den Vorzug geben sollten:

  • keine Zeitraubende Ablage mehr
  • keine überflüssigen Belegkopien mehr
  • keine überflüssigen Kosten für die Lagerung
  • rechtskonforme Dokumentensicherung mit KPMG Zertifikat
  • Volltextsuche von jedem PC-Arbeitsplatz
  • jeder hat den gleichen Informationsstand
  • Integration in die täglichen Anwendungen wie die Office-Umgebung oder ERP (z.B. Microsoft Dynamics NAV/AX oder andere)

Eine Beispielrechnung für die tägliche Informationssuche:

  • 10 Mitarbeiter suchen täglich 5 Dokumente , das entspricht 50 Dokumente am Tag. Bei 220 Arbeitstagen pro Jahr sind das 11.000 Dokumente/ Jahr
  • Für ein Papierdokument (vergleichbar Ablage klassisch im PC) nimmt das ca. 30 Min/Dokument in Anspruch –> das entspricht ca. 550 Arbeitsstunden/Jahr
  • mit dem elektronischen Archiv werden ca. 15 Sek/Dokument  für die Suche benötigt –> das entspricht ca. 46 Arbeitsstunden/Jahr

Fazit: allein für die Suche wird ohne ein elektronisches Archiv mehr als die 10-fach Arbeitszeit verbraucht. Diese Zeit ist kostbar und kann viel besser für z.B. Kernaufgaben, neue Kundenkontakte, Aufträge etc. genutzt werden.

Wozu noch warten?